Hoofdstuk 6: Verzamelen (mogelijke) oplossingen vanuit het Reframed Problem

Hoofdstuk vijf eindigde met het vaststellen van het reframed problem: ‘Hoe kan Optisport Dordrecht haar product zwemstages beter onder de aandacht brengen bij CIOS Zuid west studenten en ervoor zorgen dat zij Optisport Dordrecht overwegen als stageplek?

Dit probleem komt voort uit de analyse dat de grootste bedreiging vooral komt door de betere zichtbaarheid van concurrenten en minder van Optisport Dordrecht. In dit hoofdstuk wordt er concreet gezocht naar verschillende oplossingen voor dit vraagstuk. Hierin wordt beschreven hoe de brainstormsessie tot stand is gekomen en welke ideeën hieruit zijn gekomen. Op basis hiervan zijn meerdere kansrijke concepten ontstaan, die beoordeeld worden met de NUF-test. Dit om te bepalen welke oplossingen het beste aansluit bij het reframed problem en haalbaar is binnen deze periode.

6.1 Brainstormsessie

 Om oplossingen te zoeken voor het reframed problem hebben we een brainstormsessie georganiseerd met Kimberley Greven (Sales & Marketing specialist) en twee marketing stagiaires Levi en Younes.

We startten de brainstormsessie met een korte introductie van het reframed problem en het doel van de sessie. Als eerste brainstormtechniek maakte we gebruik van een negatieve brainstorm. Hierbij werd de vraag omgedraaid: Hoe kan Optisport Dordrecht minder zichtbaar zijn onder studenten van CIOS Zuid West? Deze methode zorgde voor een open sfeer, waardoor deelnemers vrijuit konden denken. Uit de negatieve brainstorm kwamen onder andere naar voren:

• Geen (persoonlijk) contact
• Vacatures niet inzetten of promoten
• Stagiaires saaie of weinig leerzame taken geven
• Een onprofessionele uitstraling
• Zichtbaarheid van Optisport Dordrecht verlagen
• Geen doorgroeimogelijkheden bieden

Vervolgens zijn we doorgegaan met een grensverleggende brainstrom, waarbij we hebben gekeken naar mogelijke oplossingen zonder dat er grenzen gesteld werden. Dit leidde tot de volgende ideeën:

• Het bieden van stagevergoeding en duidelijke doorgroeimogelijkheden
• Gratis toegang tot faciliteiten voor stagiaires binnen Optisport
• Actief inzetten op mond-tot-mond reclame via huidige medewerkers en stagiaires
• Samenwerkingen aangaan met opleidingen zoals het CIOS, bijvoorbeeld meeloopdagen
• Het geven van gastlessen om Optisport te promoten
• Het opzetten van gerichte sociale mediacampagne om de zichtbaarheid te vergroten.

Na deze twee technieken hebben we de peper en zout methode gedaan om dubbele ideeën bij elkaar te voegen. Vervolgens hebben we een NUF test gedaan om uit al deze ideeën de beste te kiezen (bijlage18: NUF test brainstorm). Concrete ideeën lichten we nog verder toe bij hoofdstuk 6.3 met onder andere de definitieve NUF test.

De beste 4 ideeën uit de brainstorm:

1. Stagemogelijkheden met mogelijkheid tot doorgroeien binnen Optisport Dordrecht.
2. Open dagen en gastlessen
3. Inzetten van sociale media.
4. Gratis toegang met vouchers voor stagiaires.

Uit de brainstorm bleek dat het kernprobleem niet alleen ligt in de zichtbaarheid van stageplekken, maar vooral ook in de aantrekkelijkheid en beleving van Optisport Dordrecht als leerwerkplek. Door actief te investeren in persoonlijke benadering, ontwikkelmogelijkheden en zichtbaarheid kan Optisport Dordrecht zich sterker positioneren als aantrekkelijke stageorganisatie. Deze inzichten vormen de basis voor verdere uitwerking van concrete oplossingen.

Uit het interview met Sportfondsen (zie bijlage 19: Interview Sportfondsen) blijkt dat de organisatie geen eenduidige, landelijke strategie hanteert voor het aantrekken van stagiairs. De aanpak verschilt per locatie. Voor dit onderzoek is gesproken met Monique, werkzaam bij De Louwert in Hendrik-Ido-Ambacht, een van de vestigingen van Sportfondsen. Zij gaf aan dat er momenteel drie stagiairs actief zijn, die voornamelijk zijn binnengekomen via aanbevelingen van oud-stagiairs of medewerkers. Dit maakt duidelijk dat de instroom grotendeels afhankelijk is van bestaande netwerken, in plaats van een doelgerichte en gestructureerde wervingsstrategie.

De stagiairs zijn afkomstig van verschillende opleidingen, waaronder HALO, het Da Vinci College, Loket Zwijndrechtse Waard en CIOS. Ondanks deze variatie werkt Sportfondsen niet actief samen met deze onderwijsinstellingen, waardoor kansen op structurele instroom onbenut blijven.

De invulling van het stageprogramma is wel goed georganiseerd. Stagiairs krijgen de mogelijkheid om zelfstandig lesvoorbereidingen te maken, die vervolgens samen met een begeleider worden geëvalueerd en waar nodig aangepast. Naarmate hun opleiding en ervaring vorderen, krijgen zij meer verantwoordelijkheden, zoals het (gedeeltelijk) zelfstandig verzorgen van lessen. Dit wijst op een praktijkgerichte leeromgeving waarin ontwikkeling en groei centraal staan.

Daarnaast zijn er binnen de organisatie doorgroeimogelijkheden aanwezig. Stagiairs kunnen certificaten en diploma’s behalen en maken kans om na afloop van hun stage door te stromen naar een (bij)baan, bijvoorbeeld tijdens het buitenbadseizoen.

Op het gebied van arbeidsvoorwaarden biedt Sportfondsen relatief weinig extra’s. Er is geen sprake van een stagevergoeding en aanvullende voordelen, zoals certificaten, worden slechts incidenteel aangeboden. Het grootste pluspunt dat genoemd wordt, is de gunstige ligging van de locatie: veel studenten wonen in de buurt, wat de drempel verlaagt. Toch maakt dit de stage minder concurrerend in vergelijking met organisaties die wel extra voordelen bieden.

Het onderscheidend vermogen van Sportfondsen ligt vooral in het type werkzaamheden, aangezien er relatief weinig zwembaden zijn waar studenten praktijkervaring kunnen opdoen.

Een belangrijk knelpunt is de timing van de instroom. Veel stagiairs melden zich rond dezelfde periode aan, vaak later in het studiejaar. Dit leidt tot piekmomenten en een minder efficiënte inzet van stagiairs. Een betere spreiding gedurende het jaar zou juist kunnen bijdragen aan meer continuïteit binnen de organisatie.

De belangrijkste inzichten uit dit gesprek zijn dat er doorgroeimogelijkheden zijn voor stagiairs, beschikken over goede begeleiding en tot slot hebben zij een goed georganiseerd stageprogramma waarbij leerlingen praktijkgericht leren.

6.2.1 Overeenkomsten en verschillen tussen Optisport en Sportfondsen

Overeenkomsten

• Beide partijen hebben geen landelijk communicatie aanpak richting studenten over de mogelijkheden rondom stagelopen.
• Beide bieden ze een unieke werkplek aan met bijzondere werkzaamheden
• Beide bieden ze stages aan voor zwemlessen.
• Beide werven stagiairs via mond-tot-mond.
• Beide partijen zijn actief op stagebanken, echter zijn zij ook allebei achterstallig betreft de informatie die zij daarop delen

Verschillen

• Optisport heeft een samenwerking met CIOS, waar sportfondsen met geen enkele school/opleiding een samenwerking heeft.
• Optisport maakt gebruik van veel social media kanalen waar Sportfondsen dat minder doet.
• Optisport heeft een duidelijk probleem om aan stagiairs te komen, waar Sportfondsen vooral moeite heeft met de verspreiding van de stagiairs over het gehele jaar.
• Waar stagiairs bij Optisport vooral letten op de werksfeer, personeel en maatschappelijke impact maken, zijn de stagiairs bij Sportfondsen vooral gericht op het werk en de reisafstand naar de locatie.
• Optisport biedt stagevergoeding aan als de stage min. 20 weken duurt, waar Sportfondsen dit helemaal niet aan de orde is.
• Bij Optisport kunnen stagiairs certificaten/diploma’s behalen, waar dit niet mogelijk is bij Sportfondsen.
• Stagiairs bij Sportfondsen maken gebruik van de doorstroommogelijkheden van hun stageperiode en dit gebeurt niet bij Optisport.

Uit de vergelijking met Sportfondsen blijkt dat beide organisaties overeenkomsten vertonen in hun aanpak, zoals het ontbreken van een landelijke communicatiestrategie en de afhankelijkheid van mond-tot-mondreclame voor het werven van stagiairs. Tegelijkertijd zijn er duidelijke verschillen zichtbaar. Optisport is actiever op het gebied van samenwerkingen met opleidingen en het gebruik van marketingkanalen, maar ervaart juist meer moeite met het aantrekken van stagiairs. Sportfondsen heeft minder focus op marketing en samenwerkingen, maar ondervindt vooral uitdagingen in de spreiding van stagiairs gedurende het jaar. Daarnaast spelen andere factoren een rol in de keuze van stagiairs, zoals werksfeer en ontwikkelmogelijkheden bij Optisport, tegenover praktische aspecten zoals locatie bij Sportfondsen.

6.3 NUF test verzamelde concept oplossingen

Op basis van de brainstorm, de benchmark en het onderzoek zijn er twee kansrijke concepten ontstaan:

1. Structurele samenwerking met CIOS
2. Communicatieplan; Contentstrategie (middel doorgroeimogelijkheden)
3. Gastlessen en/of open dag

Deze concepten leggen we hieronder concreet uit, waarbij deze ook zijn beoordeeld door een NUF-test.

Concept 1: Structurele samenwerking met CIOS

Uit eerder onderzoek onder studenten (Bijlage 16; Interview CIOS studenten) bleek dat studenten voornamelijk op zoek gaan naar stageplaatsen via stagebanken of stagelijsten vanuit school. Vanuit dit inzicht ontstond het idee om het probleem bij de bron aan te pakken. Dit concept richt zich daarom op een structurele samenwerking tussen Optisport en de drie CIOS-locaties in Zuidwest-Nederland. Het doel van deze samenwerking is om Optisport als stageorganisatie beter onder de aandacht te brengen bij studenten, bijvoorbeeld door middel van posters en flyers. Om de haalbaarheid van dit concept te onderzoeken, is opnieuw gesproken met de stage coördinator van de hoofdlocatie van CIOS in Goes. Uit dit gesprek bleek dat er al een samenwerking bestaat tussen Optisport en CIOS, maar dat het ophangen van flyers in het gebouw niet mogelijk is.

Concept 2: Communicatieplan: Contentstrategie

Onder de studenten is er vragenlijst afgenomen (bijlage 20: resultaten vragenlijst CIOS), hieruit kwamen verschillende inzichten naar voren. Een belangrijk resultaat was dat 50% van de respondenten het prettig vindt om mogelijkheden voor stages voorbij te zien komen op sociale media. Daarnaast blijkt uit eerder literatuuronderzoek dat de doelgroep vooral actief is op Instagram en TikTok. Daarom is het ontwikkelen van een contentstrategie voor deze kanalen een kansrijk concept. Binnen deze strategie moet duidelijk naar voren komen welke aspecten studenten belangrijk vinden bij een stage en waarom zij voor een bepaalde organisatie kiezen. Een belangrijk middel hierbij is het benadrukken van de doorgroeimogelijkheden die Optisport biedt aan stagiairs. Hierdoor kan Optisport zich aantrekkelijker positioneren als stageorganisatie.

Concept 3: Gastlessen en/of Open dag

Het derde concept richt zich op  het geven van gastlessen op de drie verschillende CIOS-locaties. Het idee is om één keer per jaar langs te gaan om meer te vertellen over Optisport als organisatie, wat het bedrijf doet, wat het aanbiedt en waar het voor staat. Op deze manier krijgen studenten een beter beeld van de organisatie en kunnen zijn worden gestimuleerd om stage te lopen bij Optisport. Daarnaast is het idee ontstaan om een open dag te organiseren bij Optisport Dordrecht. Het doel hiervan is om studenten een sfeerimpressie te geven en hen kennis te laten maken met de organisatie, de werkomgeving en de mogelijkheden binnen Optisport Dordrecht.  Tijdens de brainstorm is al een eerste NUF-test uitgevoerd om te bepalen welke ideeën het meest kansrijk waren. Nadat vanuit verschillende invalshoeken aanvullende inzichten en ideeën waren verzameld, is besloten om een tweede en afsluitende NUF-test uit te voeren. Het doel van deze test was om te bepalen welke concepten door de stakeholders het beste werden beoordeeld, zodat hier verder op voortgebouwd kon worden.

De tweede NUF-test is uitgevoerd samen met de belangrijkste stakeholder, namelijk Kimberly (bedrijfsbegeleider). Voor deze test zijn de sterkste ideeën uit de brainstorm, de benchmarkanalyse van concurrent Sportfondsen en de resultaten van de vragenlijst onder CIOS-studenten gebruikt als input (Bijlage 21: NUF-test Kimberley). Uit deze NUF-test kwam het concept sociale media en zichtbaarheid als beste naar voren, met een eindscore van 8,7. Kimberly gaf hierbij aan dat een contentstrategie eenvoudig en effectief overdraagbaar is naar andere locaties van Optisport, wat een belangrijk voordeel vormt. Daarnaast benoemde ze dat het een relatief low-cost strategie betreft, waardoor deze niet alleen op korte termijn, maar ook structureel gedurende het hele jaar en in de komende jaren ingezet kan worden.

De keuze om uiteindelijk niet verder te gaan met concept 1 en 3 hangt samen met verschillende bevindingen uit het onderzoek. Bij concept 1 bleek dat er al een bestaande samenwerking is tussen Optisport en CIOS, hetzij in een kleinere vorm. Daarnaast gaf de stage coördinator aan dat het niet mogelijk is om uitsluitend voor Optisport promotie te maken door middel van flyers of poster. Dit zou namelijk niet eerlijk zijn tegenover andere organisaties die in samenwerking met CIOS-stageplaatsen aanbieden. Ook concept 3 scoorde uiteindelijk minder goed tijdens de beoordeling. Dit heeft ermee te maken dat de stage coördinator een belangrijke rol speelt in het verdelen van studenten over de beschikbare stageplaatsen. Hoewel de studenten grotendeels (andere locaties) inspraak hebben in waar zij stage willen lopen, ligt de uiteindelijke verdeling mede bij de opleiding. Hierdoor werd de impact van gastlessen en open dagen als minder groot ingeschat dan het inzetten op zichtbaarheid via sociale media.

Conclusie ideeën generatie

In deze ideeën generatiefase zijn vanuit verschillende invalshoeken mogelijke oplossingen ontwikkeld voor het reframed problem: Hoe kan Optisport Dordrecht haar product zwemstages beter onder de aandacht brengen bij CIOS Zuid-West studenten en ervoor zorgen dat zij Optisport Dordrecht overwegen als stageplek? Door middel van brainstormsessies, benchmarking met directe concurrent en input vanuit de doelgroep zijn drie kansrijke concepten ontstaan: een structurele samenwerking met CIOS, een contentstrategie en het organiseren van gastlessen en/of open dagen.

Uit het onderzoek bleek dat het vraagstuk verder gaat dan alleen het promoten van stagevacatures. Factoren zoals begeleiding, ontwikkelmogelijkheden, werksfeer en zichtbaarheid spelen eveneens een belangrijke rol in de aantrekkelijkheid van Optisport als stageorganisatie.

De concepten zijn beoordeeld met behulp van twee NUF-tests. Hieruit kwam het concept sociale media en zichtbaarheid als beste naar voren, met een eindscore van een 8,7. Concept 1 viel af omdat er al een samenwerking bestaat tussen Optisport en CIOS en exclusieve promotie via flyers niet mogelijk is. Concept 3 scoorde lager, omdat de stage coördinator een belangrijke rol speelt in de uiteindelijke verdeling van stageplaatsen.

De contentstrategie sluit het beste aan bij de doelgroep, is eenvoudig uitvoerbaar, relatief goedkoop en toepasbaar op meerdere locaties van Optisport. Daarom is gekozen om de volgende fase van het onderzoek te richten op het ontwikkelen van een concrete contentstrategie, waarmee Optisport Dordrecht haar zichtbaarheid kan vergroten en zich sterker kan positioneren als aantrekkelijke stageorganisatie voor CIOS-studenten.